Neuordnung des Vorlagenversandes

Die Sitzungsvorlage 2004/300 des Haupt- und Finanzausschusses sieht eine Neuordnung des Vorlagenversandes für den Rat der Stadt sowie die Ausschüsse vor. Seit März 2003 wird eine Probephase durchgeführt, in der die Zusendung der vollständigen Unterlagen per Post primär auf die jeweiligen Gremienmitglieder beschränkt ist, während weitere Ratsmitglieder die Unterlagen nur auf ausdrücklichen Wunsch postalisch erhalten. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt ergänzend über das Internet.

Durch die Installation einer Nachfolgeversion des Ratsinformationssystems besteht nun die technische Möglichkeit, Tagesordnungen und sämtliche Sitzungsvorlagen als zusammenhängende PDF-Datei abzurufen, zu speichern oder auszudrucken. Alle Ratsmitglieder verfügen über die entsprechenden Zugangsberechtigungen.

Auf dieser Grundlage schlägt die Verwaltung vor, die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse formell zu ändern. Die Neuregelung sieht vor, dass der Postversand der Einladungen künftig auf die tatsächlichen Mitglieder der jeweiligen Gremien sowie auf die Fraktionsvorsitzenden, deren Stellvertreter und die Fraktionsgeschäftsstellen beschränkt werden soll. Eine solche Änderung der Geschäftsordnung könnte im Dezember beschlossen werden. Die Verwaltung verweist auf mögliche Einsparungen bei den Papier- und Portokosten in einer Größenordnung von etwa 2.000 Euro. Eine haushaltsmäßige Berührung der Vorlage wird nicht angegeben.